Planning, structuur en focus in je agenda #2

/Géraldine Sobels/6.076 Reacties

Planning, Structuur en Focus in je agenda: voor mij is het een heel belangrijk onderdeel van hoe ik te werk ga, hoe ik werk, hoe ik ben.

Heb jij het idee dat je tijd te kort komt?
Heb jij het gevoel dat je dagen niet lang genoeg zijn?
Ben je het overzicht kwijt?
Vind je het lastig om prioriteiten te stellen?
Kan je niet alles zelf doen?

Herken jij deze situaties?

Misschien is er een gebrek aan planning en structuur in je werkflow, waardoor je focus mist, niet efficiënt werkt en daardoor tijd te kort komt.

Graag geef ik jouw enkele tips die voor mij goed werken op het gebied van werk planning.

Pas een filter toe op jouw doelen, van groot naar klein, zodat je deze vervolgens in thema’s kan verdelen en daarna in actie punten. Focus Filter

 

Maand
Begin met reflecteren op de afgesloten maand. Maak de balans op van wat er goed en minder goed ging.
Ga vervolgens projecteren op de nieuwe maand. Verdeel over 4 weken de taken die er nodig zijn om in de nieuwe maand je doelen te behalen.

Week
Stel per week een plan op.
Schrijf alle taken / onderwerpen op die er in de week gedaan moeten worden om bij te dragen aan het behalen van je maand doelen.

Kijk in de agenda, er zijn altijd verplichtingen waar je rekening mee moet houden / omheen moet bouwen. Soms komen bepaalde “verplichtingen” voor jouw niet altijd op een goed moment uit. Kijk daarom heel kritisch naar je agenda en afspraken. Is je fysieke aanwezigheid bij afspraak X wel nodig of kan je bijvoorbeeld ook inbellen of wellicht hoef je er helemaal niet bij aanwezig te zijn en is het verslag voldoende.

Na het bekijken van je weekagenda, kan je de week in enkele blokken verdelen, bijvoorbeeld als er enkele zaken echt op dag X moeten gebeuren of als er een deadline aan gekoppeld is.

Maar laat de verdeling van de taken verder los. Je kan namelijk niet alles vast leggen, wanneer doe je wat. Je energie is niet altijd gelijk, als je had gepland blogs te gaan schrijven op X dag, terwijl je die dag niet in je focus zit dan kan je beter kleinere taken doen die op de automatische pilot gedaan worden om maar een voorbeeld te noemen.

Zo sluit ik op vrijdag de week af met een korte reflectie over wat er gedaan is en wat er doorgezet wordt naar de volgende week.

Start je nieuwe week met het opsommen van je doelen, welke taken zijn daaraan gekoppeld?
Verdeel je taken in een aantal blokken zoals bijvoorbeeld:
– Klant werk
– Acquisitie / Netwerken
– Administratie
– Marketing/Communicatie
– Zelfstudie / Ontwikkeling
– Etc. (zo heeft ieder zijn eigen categorieën uiteraard!)

Dag
Op basis van de reflectie en projectie die je hebt gemaakt over je week planning. Kan je nu je dag planning vorm gaan geven.
Waarschijnlijk zijn een aantal taken al specifiek aan een bepaalde dag gekoppeld, dat is prima, probeer daar dan omheen te bouwen zodat je efficiënt met je planning en energie om gaat!
Luister goed naar je lichaam, ken jezelf, ga slim om met je energie flow.
Heb je in de ochtend veel energie ben je dan scherp, snel en efficiënt. Zorg er dan zo veel mogelijk voor om op die momenten taken te doen waar je concentratie voor nodig hebt zoals schrijven van een voorstel. En ga dan bijvoorbeeld in de middag sociale zaken doen, netwerken, klanten/relaties bellen, emails beantwoorden, je social media bij te werken/beantwoorden, etc. Dit zijn enkele voorbeelden, zo heeft ieder zijn eigen flow/energie uiteraard. Verzamel een aantal kleine taken zoals je boekhouding bijwerken, betalingen doen, etc. zodat je deze 1x per week of 1x per tweeweken gaat uitvoeren op een vast tijdblok. Dat is het meest efficiënt, ipv van dit telkens “even” tussendoor te doen …

Het idee is om efficiënt met je energie / flow te gaan, door verglijkbare zaken te bundelen in blokken, zo hoe je niet ieder uur in een nieuwe mindset te komen. Lees hier meer over in een eerdere blog.

Ik ben geen planning guru, maar ik geloof dat dit goed kan werken, probeer het ook eens zelf.

Vind je het lastig om een begin te maken?

Neem dan contact met mij op, ik kan jouw waarschijnlijk een zetje geven.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen, feedback, tips, deel gerust een reactie onder deze blog.

Geplaatst in:

6.076 Comments